Atribuții
A. Protocol instituțional și diplomatic
- Asigură activitatea de protocol instituțional și respectarea etichetei diplomatice la întâlnirile Primarului, Viceprimarilor și conducerii aparatului de specialitate al primarului;
- Elaborează un „Ghid de protocol și etichetă diplomatică” pentru întreg aparatul de specialitate, cu proceduri clare de urmat la evenimentele oficiale și instruiește personalul cu privire la regulile de urmat la întâlnirile la care reprezintă instituția;
B. Vizite și evenimente internaționale
- Asigură organizarea optimă a vizitelor delegațiilor străine în Timișoara, cu respectarea regulilor de protocol diplomatic;
- Gestionează planificarea detaliată a vizitelor: primirea delegațiilor, trasee oficiale, programul evenimentelor, cadouri protocolare și comunicarea oficială;
- Ține evidența cadourilor protocolare primite /oferite și îndeplinește toate atribuțiile specifice conform reglementărilor legale privind integritatea și transparența.
C. Traduceri și comunicare multilingvă
- Asigură serviciile de traducere curentă (interpretariat) la vizitele și evenimentele cu participare externă;
- Realizează traducerea documentelor și materialelor transmise de compartimentele interne sau solicitate de organisme internaționale (acorduri de cooperare, documente oficiale etc.);
D. Organizare logistică pentru deplasări externe
- Organizează deplasările externe ale reprezentanților municipalității și personalului: rezervarea și plata transportului, cazării și serviciilor conexe;
- Organizează deplasările interne ale Primarului, Viceprimarilor, Administratorului Public, Secretarului General al UAT: rezervarea și plata transportului, cazării și serviciilor conexe;
- Asigură documentarea participanților privind agenda vizitelor, drepturile și obligațiile lor, regulile de protocol aplicabile și limitele de reprezentare;
- Primește și centralizează rapoartele de activitate ale delegațiilor externe la întoarcerea în țară;
E. Sprijin în evenimente locale și comunitare
- Oferă suport protocolar în organizarea evenimentelor cu caracter oficial și festivităților municipale;
- Gestionează relația cu invitații oficiali și partenerii instituționali pentru asigurarea unui cadru corespunzător evenimentelor cu caracter oficial și festivităților municipale;
- Asigură sprijin protocolar pentru evenimentele organizate de comunitățile internaționale și ambasadele/consulatele din Timișoara, în colaborare cu Compartimentul Relații Internaționale;
F. Asociațiile în cadrul cărora Municipiul Timișoara este membru;
- Asigură plata cotizațiilor sau contribuțiilor către asociațiile în cadrul cărora Municipiul Timișoara este membru;
- Analizează oportunitatea menținerii calității de membru în diversele asociații a Municipiului Timișoara și propune, dacă e cazul, încetarea sau retragerea din acestea;
- Întocmește documentațiile specifice în vederea dobândirii de către Municipiul Timișoara a calității de membru în Asociații de interes.