Asigură relaţia front-Office între instituţie şi cetăţeni prin: informare si consiliere cetățeni, înregistrare cereri, documentații, petiții, solicitări de informații Legea 544/2001.
Structură
Atribuții
a) Acordarea de asistență și îndrumare cetățenilor prin:
- Oferirea de informare, consiliere și îndrumare cetățenilor și petenților, atât pentru probleme generale, cât și specifice;
- Alfabetizarea digitală a cetățenilor în accesarea serviciilor informatizate ale instituției;
- Acordarea de asistență cetățenilor pentru utilizarea serviciilor informatizate ale instituției;
- Asigurarea înscrierii în audiență a cetățenilor, pe structuri și problematici, conform reglementărilor interne;
- Gestionarea programului de audiențe la nivelul instituției și a aplicației interne dezvoltate în acest sens;
- Participarea la audiențele derulate de conducerea instituției și, după caz, întocmirea notelor de audiențe, completarea registrelor de audiență, asigurarea corespondenței sau a legăturii cu petenții;
- Verificarea stadiului de rezolvare al cererilor la solicitarea beneficiarilor;
- Asigurarea respectării Regulamentului UE 2016/679 (GDPR) în toate activitățile de colectare și prelucrare a datelor cu caracter personal provenite de la cetățeni/petenți;
- Asigurarea informării cetățenilor prin furnizarea pe loc a informațiilor de interes public solicitate verbal, conform Legii 544/2001 - a liberului acces la informațiile de interes public;
- Punerea la dispoziția cetățenilor a formularelor tip și a altor formulare tipizate, acordarea de suport în utilizarea instrumentelor informatice disponibile pentru cetățeni;
- Acordarea de suport în utilizarea roboțeilor pentru încasarea taxelor locale, folosind doar algoritmul informatic existent în funcțiune în platforma informatică;
- Gestionarea aplicațiilor informatice din domeniul de competență.
b) Înregistrarea și distribuirea documentelor:
- Verificarea și înregistrarea în Webcon a tuturor documentelor intrate în instituție, indiferent de tipul lor și indiferent de canalul de intrare (fizic, electronic) în mod sistematic și cronologic; eliberarea recipisei sau emailului/mesajului cu numărul de înregistrare a documentului către petenți, repartizarea către compartimentele competente;
- Preluarea și înregistrarea în Webcon a reclamațiilor și sesizărilor referitoare la activitatea instituției și a angajaților acesteia, inclusiv cele ale avertizorilor publici; eliberare dovadă de înregistrare a petițiilor, distribuirea în vederea rezolvării către compartimentele competente;
- Înregistrarea și repartizarea facturilor și a documentelor conexe; gestionarea robot de înregistrare facturi;
- Eliberarea de acorduri, avize, adeverințe, contracte, adeverințe preemțiuni, certificate, autorizații, adrese, documentații aprobate sau respinse/restituite, după caz, planuri, permise, confirmări, copii din arhivă, formulare europene, anchete, dispoziții, procese-verbale, dovezi de înmânare, etc., alte acte/documente solicitate în format fizic de către petenți, persoane fizice sau juridice, prin cererile formulate, închiderea instanțelor de lucru cu indicarea datei/modului de eliberare etc;
- Asigurarea lunară a monitorizării și semnalarea cererilor înregistrate care nu sunt finalizate în termen de 30 de zile de la înregistrare si asigură raportarea acestora către șefii de structuri de rangul I, prin email;
- Informează şi sesizează faptele funcționarilor publici care nu au răspuns în termenul prevăzut de prevederile legale conducând la aplicarea procedurii aprobării tacite pentru acordarea sau reînnoirea unei autorizații care îmbracă forma abaterii disciplinare potrivit OG nr. 27/2002.
c) Registratura corespondenței:
- Înregistrarea și repartizarea electronice primite pe [email protected];
- Preluarea corespondenței la sediul Primăriei Municipiului Timișoara de la factorii poștali, firme de curierat, curieri ai judecătoriei, tribunalului, curții de apel, poliției, de la executori judecătorești, poșta militară, înregistrarea și distribuirea ei către compartimentele competente;
- Preluarea corespondenței de la instituțiile cu care colaborează, prin deplasare pe teren și distribuirea ei la compartimentele competente;
- Preluarea actelor care reglementează executarea creanțelor bugetare de natură fiscală, precum și a amenzilor care potrivit legii se fac venit la bugetul local și redistribuirea la Direcția Fiscală;
- Redistribuirea corespondenței, în funcție de aria de competență, către instituțiile/ serviciile publice de interes local din subordinea Consiliului Local, societăți comerciale sub autoritatea Consiliului Local;
- Preluarea, înregistrarea, centralizarea actelor de procedură de la instanțe și executori judecătorești, redactarea centralizatoarelor pentru introducerea lor în flux și predarea pe bază de semnătură;
- Colectarea și expedierea prin poștă și poștă militară a corespondenței întocmită de compartimente;
- Întocmirea documentației pentru inițierea procedurii de achiziție pentru prestarea de servicii poștale și urmărirea derulării contractului pentru servicii poștale constând în preluarea, prelucrarea, transportul și livrarea la destinatari a corespondenței PMT.
d) Acte procedurale și servicii specifice;
- Întocmirea de procesele-verbale de afișare - dezafişare;
- Afișarea la avizier a actelor de procedură;
- Comunicarea citațiilor și a altor acte de procedură, în condițiile Legii nr. 135/2010, cu modificările și completările ulterioare;
- Îndeplinirea actelor procedurii de publicitate a vânzării conform Codului de Procedură Civilă;
Conducere
Mirel Munteanu
Șef serviciu